Praca zdalna — obowiązki pracodawcy

Praca zdalna na dobre wpisała się w krajobraz współczesnego rynku pracy. Początkowo traktowana jako rozwiązanie tymczasowe w czasie pandemii COVID-19, z czasem przekształciła się w pełnoprawną formę świadczenia pracy, regulowaną przez przepisy Kodeksu pracy. Nowelizacja ustawy z 1 grudnia 2022 roku wprowadziła precyzyjne regulacje dotyczące pracy zdalnej, które weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku. Wraz z tymi zmianami pojawiły się konkretne zobowiązania po stronie pracodawców, których nieznajomość może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i organizacyjnymi.

W niniejszym artykule omawiamy temat pracy zdalnej przez pryzmat obowiązków pracodawcy. Przedstawiamy zarówno aspekty formalne, jak i praktyczne konsekwencje nowych regulacji, uwzględniając m.in. kwestie kosztów, bezpieczeństwa pracy, kontroli, zasad wnioskowania, a także sytuacji wyjątkowych.

Spis treści

1. Czym jest praca zdalna według Kodeksu pracy?
2. Praca zdalna: obowiązek pracodawcy — podstawy prawne i definicje
3. Zasady uzgadniania pracy zdalnej z pracownikiem
4. Praca zdalna obowiązki pracodawcy — świadczenia rzeczowe i techniczne
5. Obowiązek zwrotu kosztów i ustalanie ekwiwalentu
6. Praca zdalna okazjonalna — kiedy i na jakich zasadach?
7. Bezpieczeństwo i higiena pracy w trybie zdalnym
8. Kontrola pracy zdalnej — zakres, forma, ograniczenia
9. Procedura powrotu do pracy stacjonarnej
10. Rola prawnika pracy w obsłudze pracy zdalnej
11. FAQ: najczęściej zadawane pytania o obowiązki pracodawcy w sytuacji pracy zdalnej

⠀

Czym jest praca zdalna według Kodeksu pracy?

Zgodnie z art. 67(18) Kodeksu pracy, praca zdalna to forma świadczenia pracy wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Może to być adres zamieszkania pracownika lub inne miejsce spełniające odpowiednie warunki lokalowe i techniczne. Istotą pracy zdalnej jest możliwość komunikacji z pracodawcą przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, np. Internetu, poczty elektronicznej, platform wideokonferencyjnych.

Kodeks pracy wyróżnia trzy zasadnicze formy pracy zdalnej:

• praca zdalna całkowita — wykonywana w pełnym wymiarze zdalnie,
• praca zdalna częściowa (hybrydowa) — wykonywana częściowo w zakładzie pracy, a częściowo zdalnie,
• praca zdalna okazjonalna — o charakterze incydentalnym, w wymiarze do 24 dni w roku.

Zastosowanie każdej z tych form wymaga przestrzegania odmiennych procedur formalnych oraz spełnienia określonych warunków przez pracodawcę i pracownika.

Praca zdalna: obowiązek pracodawcy — podstawy prawne i definicje

Obowiązki pracodawcy w kontekście pracy zdalnej zostały szczegółowo uregulowane w przepisach Kodeksu pracy, wprowadzonych ustawą z dnia 1 grudnia 2022 roku (Dz. U. 2023 poz. 240). Nowelizacja uchyliła wcześniejsze przepisy dotyczące telepracy i zastąpiła je kompleksowym systemem norm dostosowanych do współczesnych realiów rynku pracy. Nowe regulacje obejmują m.in. sposób wdrażania pracy zdalnej, obowiązki dotyczące BHP, zwrot kosztów, kontrolę wykonywania pracy oraz zasady współpracy między stronami stosunku pracy.

Dla pracodawcy oznacza to konieczność rewizji dotychczasowych procedur wewnętrznych, przygotowania odpowiednich regulaminów lub porozumień oraz zapewnienia zgodności działań z nowymi obowiązkami prawnymi. Zaniedbanie tych obowiązków może skutkować odpowiedzialnością prawną, roszczeniami pracowników lub negatywnymi wynikami kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Zasady uzgadniania pracy zdalnej z pracownikiem

Zgodnie z art. 67(19) Kodeksu pracy, praca zdalna może zostać uzgodniona:

• przy zawieraniu umowy o pracę — odpowiednia klauzula może zostać wprowadzona już na etapie rekrutacji,
• w trakcie trwania zatrudnienia — poprzez zmianę warunków pracy, bez wymogu formy pisemnej.

Ponadto, ustawodawca przewidział możliwość jednostronnego polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę w określonych przypadkach:

• w czasie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii,
• przez okres 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w sytuacjach działania siły wyższej (np. pożar, zalanie siedziby firmy), uniemożliwiających zapewnienie bezpiecznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu zatrudnienia.

Aby takie polecenie było skuteczne, pracownik musi uprzednio złożyć oświadczenie potwierdzające posiadanie odpowiednich warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna: obowiązki pracodawcy — świadczenia rzeczowe i techniczne

W przypadku uzgodnienia lub polecenia pracy zdalnej, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi narzędzia i materiały niezbędne do jej wykonywania. Obejmuje to:

• sprzęt komputerowy (np. laptop, monitor, klawiatura, myszka),
• dostęp do oprogramowania niezbędnego do wykonywania zadań,
• urządzenia peryferyjne, takie jak drukarka czy skaner, jeśli są konieczne do realizacji obowiązków służbowych,
• dostęp do systemów informatycznych i baz danych pracodawcy,
• ochronę danych osobowych i wrażliwych informacji, zgodnie z wymogami RODO.

⠀Pracodawca jest również zobowiązany do zapewnienia:

• serwisu, konserwacji i aktualizacji urządzeń technicznych,
• szkoleń z zakresu korzystania z narzędzi pracy,
• pomocy technicznej w przypadku problemów ze sprzętem.

Jeśli strony ustalą, że pracownik będzie korzystać z własnego sprzętu, musi on spełniać wymagania BHP, a pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej indywidualnie.

Obowiązek zwrotu kosztów i ustalanie ekwiwalentu

Kodeks pracy w art. 67(24) nakłada na pracodawcę obowiązek pokrywania kosztów:

• energii elektrycznej zużywanej do zasilania sprzętu służbowego,
• usług telekomunikacyjnych niezbędnych do połączenia z systemami pracodawcy,
• konserwacji i eksploatacji urządzeń technicznych udostępnionych pracownikowi,
• innych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną, jeśli zostały one określone w regulaminie, porozumieniu lub poleceniu.

Zwrot wydatków może przybrać formę ryczałtu lub ekwiwalentu, którego wysokość powinna być ustalona w oparciu o rzeczywiste koszty oraz udokumentowane ceny rynkowe. Brak przejrzystości w zakresie ustalania tych kwot może skutkować uznaniem ich za przychód podlegający opodatkowaniu.

Praca zdalna okazjonalna — kiedy i na jakich zasadach?

Praca zdalna okazjonalna to elastyczne rozwiązanie dostępne dla każdego pracownika, który złoży odpowiedni wniosek. Kluczowe cechy tej formy to:

• maksymalny limit 24 dni w roku kalendarzowym,
• inicjatywa zawsze pochodzi od pracownika,
• pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia wniosku,
• brak obowiązku zapewnienia sprzętu i zwrotu kosztów przez pracodawcę.

Jest to rozwiązanie idealne w nagłych przypadkach, takich jak konieczność opieki nad bliskim czy chwilowe problemy logistyczne z dotarciem do pracy.

Bezpieczeństwo i higiena pracy w trybie zdalnym

Mimo że pracownik samodzielnie organizuje swoje domowe stanowisko pracy, obowiązki pracodawcy w zakresie BHP nadal obowiązują. Pracodawca musi:

• opracować ocenę ryzyka zawodowego dla stanowisk pracy zdalnej,
• przygotować i przekazać pracownikowi zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej,
• przeprowadzić szkolenia wstępne i okresowe BHP, przy czym wstępne dla stanowisk administracyjno-biurowych mogą odbywać się zdalnie,
• zadbać o to, by sprzęt wykorzystywany do pracy spełniał wymogi ergonomiczne i techniczne.

Nie wolno zlecać w trybie pracy zdalnej:

• prac szczególnie niebezpiecznych,
• czynności z użyciem substancji chemicznych i biologicznych,
• zadań powodujących nadmierne zapylenie lub hałas.

⠀

Kontrola pracy zdalnej — zakres, forma, ograniczenia

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę pracy zdalnej, pod warunkiem zachowania określonych zasad. Zakres kontroli może dotyczyć:

• efektywności wykonywania obowiązków,
• przestrzegania przepisów BHP,
• zapewnienia ochrony danych osobowych i informacji służbowych.

Kontrola musi być przeprowadzona:

• w miejscu wykonywania pracy zdalnej,
• za zgodą pracownika,
• w godzinach pracy,
• w sposób nienaruszający prawa do prywatności.

Szczegóły kontroli powinny być zawarte w regulaminie pracy zdalnej lub porozumieniu między stronami.

Procedura powrotu do pracy stacjonarnej

Zarówno pracownik, jak i pracodawca mają prawo do złożenia wniosku o powrót do poprzednich warunków pracy. Jeśli nie zostanie ustalony inny termin, przywrócenie pracy stacjonarnej następuje po 30 dniach od złożenia wniosku.

To rozwiązanie zabezpiecza interesy obu stron i pozwala na elastyczne zarządzanie trybem pracy w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby biznesowe lub osobiste.

Rola prawnika pracy w obsłudze pracy zdalnej

Ze względu na złożoność przepisów i ich wieloaspektowy charakter, warto skonsultować wdrażanie pracy zdalnej z doświadczonym specjalistą. W szczególności prawnik specjalizujący się w prawie pracy może:

• pomóc przygotować regulamin pracy zdalnej,
• doradzić przy konstruowaniu klauzul umownych,
• zinterpretować obowiązki związane z ekwiwalentem,
• reprezentować pracodawcę w przypadku sporu lub kontroli.

W celu uzyskania pomocy prawnej zapraszamy do kontaktu na stronie: Porady prawne online

FAQ: najczęściej zadawane pytania o obowiązki pracodawcy w sytuacji pracy zdalnej

Czy praca zdalna jest obowiązkiem pracodawcy?

Nie, chyba że zostaną spełnione określone przesłanki ustawowe (np. stan nadzwyczajny) lub strony uzgodnią tę formę współpracy. Wówczas obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie odpowiednich warunków do jej realizacji.

Czy pracodawca musi dostarczyć sprzęt do pracy zdalnej?

Tak, chyba że strony uzgodnią korzystanie ze sprzętu prywatnego. W takim przypadku pracownikowi przysługuje stosowny ekwiwalent.

Czy odmowa pracy zdalnej jest możliwa?

Tak, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w ustawie (np. wniosek od pracownicy w ciąży, rodzica dziecka do lat 4 lub opiekuna osoby niepełnosprawnej). W takich sytuacjach odmowa musi być merytorycznie uzasadniona.

Na jakich zasadach odbywa się kontrola pracy zdalnej?

Za zgodą pracownika, w jego miejscu pracy, w godzinach pracy. Kontrola nie może naruszać prywatności i powinna być dostosowana do rodzaju pracy.